Print

Introducción

El GBS Print es una aplicación web para gestionar e imprimir documentos de identidad. Recibe documentos para ser impresos y los agrupa en lotes. Los lotes luego se imprimen, escanean e inspeccionan para garantizar que los documentos se imprimieron correctamente. A continuación, verifica los documentos y los vincula al código tipográfico único (código de barras) presente en la planilla de documento recibida de la imprenta. Finalmente, los lotes de documentos verificados se agrupan en maletas y se envían a los puestos para su distribución. GBS Print también permite al usuario configurar las impresoras usadas para imprimir los documentos y generar informes sobre los documentos procesados.

Este manual está actualizado para la versión 1.0.0 de Print.

Acceso y Autenticación

Debe acceder a la aplicación con un navegador web (se recomienda Google Chrome). La URL de acceso es específica para cada implementación. Si es necesario, comuníquese con el equipo de soporte de Griaule para obtener la URL correcta.

La autenticación es necesaria para acceder a la aplicación. Las credenciales requeridas son nombre de usuario y contraseña.

En la parte inferior de la pantalla hay una opción para cambiar el idioma de la interfaz de usuario. Esta opción también está disponible en la configuración después del inicio de sesión.

Autenticación de dos factores (2FA)

Cuando la autenticación de dos factores (2FA) esté activada, la primera vez que inicie sesión, tras introducir su usuario y contraseña, se mostrará un código QR que debe registrarse en Google Authenticator.

Google Authenticator es un generador de códigos de autenticación disponible como aplicación para smartphones Android y iOS.

Después de registrar con éxito el código QR en Google Authenticator, introduzca el código de seis dígitos generado y haga clic en Enviar.

Solo necesitará registrar el código QR una vez. Pero, en cada inicio de sesión posterior, tendrá que introducir el código de seis dígitos generado por Google Authenticator.

Existe un número limitado de intentos de inicio de sesión fallidos que un usuario puede realizar. Siempre que se introduzca un código incorrecto, se mostrará un mensaje de error:

Si alcanza el número máximo de intentos de inicio de sesión fallidos, su cuenta será bloqueada automáticamente.

Si su cuenta está bloqueada, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Inicios de sesión simultáneos y Registro de Navegador

Solo se permite una sesión por usuario. No es posible iniciar sesión simultáneamente con el mismo perfil más de una vez en la aplicación. Si un usuario ya está conectado y se produce otro acceso usando el mismo nombre de usuario y contraseña, el usuario con la sesión más antigua será notificado y desconectado en la próxima acción.

Además, solo se puede usar un navegador a la vez. Al intentar iniciar sesión usando un navegador diferente, se informará al usuario que es necesario autenticar el nuevo navegador. La autenticación de un nuevo navegador revocará el acceso del navegador anterior.

Para autenticar un nuevo navegador, haga clic en Autenticar y, a continuación, introduzca el código de verificación que será enviado al correo electrónico vinculado a la cuenta del usuario.

Si la autenticación tiene éxito, aparecerá una notificación en la esquina superior derecha de la pantalla tras el inicio de sesión.

Cambiar o Restablecer Contraseña

Por motivos de seguridad, puede cambiar su contraseña o restablecerla en caso de olvido.

Cambiar Contraseña

Para cambiar su contraseña, después de iniciar sesión, coloque el cursor sobre su nombre de usuario en la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en Cambiar contraseña.

A continuación, introduzca la contraseña actual y la nueva contraseña dos veces. Asegúrese de cumplir con los requisitos de la contraseña; están listados debajo del campo de nueva contraseña y se volverán verdes cuando se cumplan. Por último, para confirmar el cambio, haga clic en Cambiar contraseña.

Restablecer contraseña

Para restablecer su contraseña, en la pantalla de inicio de sesión haga clic en ¿Olvidó su contraseña?:

A continuación, introduzca el nombre de usuario del perfil y haga clic en Enviar.

Se enviará un correo electrónico con un código de verificación a la dirección de correo vinculada a ese perfil. Introduzca el código de verificación y haga clic en Enviar código.

Si el código es correcto, podrá crear una nueva contraseña. Introduzca la nueva contraseña dos veces. Asegúrese de cumplir los requisitos de la contraseña, están listados debajo del campo de nueva contraseña y se volverán verdes cuando se cumplan. Por último, para confirmar el restablecimiento, haga clic en Restablecer contraseña.

Interfaz de Usuario

Después de iniciar sesión, el usuario será dirigido a la pantalla principal de GBS Print. La interfaz de usuario se divide en dos secciones principales: la barra superior y el área de contenido.

En la barra superior hay 5 pestañas y un menú desplegable:

1. Lotes

2. Check Print

3. Malotes

4. Impresoras

5. Informes

6. Menú en el Nombre de Usuario. Al pasar el mouse sobre el nombre de usuario, hay un menú desplegable con opciones adicionales.

Lotes

La pestaña Lotes muestra la lista de lotes de documentos que fueron creados. Un lote es un grupo de documentos que se imprimirán juntos. La cantidad de documentos en un lote es configurable. Los lotes se organizan en una tabla con columnas para el ID del lote, fecha de creación, diseño, prioridad, puesto, número de documentos en el lote y su estado.

Hay ocho posibles estados para un lote:

Estado	Color	Descripción
Generado	Verde	Estado inicial. Los documentos están esperando impresión.
Listo para imprimir	Azul	Se registró el comando de impresión y los documentos están listos para ser impresos.
Imprimiendo	Amarillo	Los documentos se están imprimiendo.
Impreso	Verde	Todos los documentos en el lote fueron impresos.
Verificando	Gris	Los documentos en el lote están siendo verificados.
Verificación OK	Verde	Todos los documentos en el lote fueron verificados. El lote puede colocarse en una maleta.
En maleta	Gris	El lote fue agregado a una maleta y está esperando ser enviado al puesto designado.
Listo	Verde	Estado final. Lote fue enviado al puesto designado.

El estado de un lote evoluciona a medida que los documentos son procesados siguiendo el flujo de trabajo de Print. Para más detalles, consulte los Estados de Lotes en la sección de Lotes de los Flujos de Trabajo.

En la esquina superior derecha de la pantalla hay opciones de filtros para ayudar al usuario a encontrar lotes específicos. Es posible filtrar por rango de fechas, protocolo, documento, puesto, diseño y estado. Para aplicar un filtro, seleccione los filtros deseados y haga clic en Filtrar. A continuación, solo se mostrarán los lotes que cumplen con los criterios seleccionados.

Para eliminar un filtro, haga clic en el botón X al lado del filtro aplicado, o haga clic en el botón amarillo Limpiar filtros para eliminar todos los filtros a la vez.

Detalles del lote

Al hacer clic en uno de los lotes de la lista, se abrirá la pantalla de Detalles del lote Esta pantalla muestra los documentos que forman parte del lote, incluido el estado de cada documento.

Hay ocho posibles estados para un documento en un lote:

Estado	Color	Descripción
Imprimir	Azul	Estado inicial. El documento fue agregado al lote y está esperando impresión.
Imprimiendo	Amarillo	El documento se está imprimiendo.
Impreso	Verde	Documento impreso con éxito.
Fallo	Rojo	La impresión del documento falló.
Rechazado	Naranja	Hubo un problema con el documento después de la impresión y fue rechazado por el usuario.
Verificación OK	Verde	Documento verificado con éxito.
Cancelado	Gris	Documento cancelado por el usuario.
Listo	Verde	Documento fue enviado al puesto designado.

El estado de un documento evoluciona a medida que se procesa siguiendo el flujo de trabajo de Print. Para más detalles, consulte los Estados de Documentos en la sección de Lotes de los Flujos de Trabajo.

Imprimiendo un lote

Para imprimir un lote, haga clic en el botón Imprimir lote, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla, y confirme haciendo clic en Imprimir lote en el cuadro de diálogo.

Cuando la operación de impresión tiene éxito, el estado del lote y de los documentos cambiará a Impreso.

La hoja de portada de un lote contiene información sobre el lote y los documentos que contiene. Para exportar la hoja de portada, haga clic en el botón Exportar hoja de portada. La hoja de portada se descargará en PDF.

Rechazar y Reimprimir un Documento de un Lote

Después de imprimir un lote, si hay problemas, es posible rechazar o reimprimir documentos específicos. Para hacer esto, seleccione los documentos usando las casillas de verificación en el lado izquierdo de la fila del documento. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo con las opciones de Reimprimir (botón azul) o Rechazar (botón rojo) los documentos seleccionados. Un documento solo puede ser rechazado o reimpreso si su estado es Impreso.

Rechazando un Documento:

Después de hacer clic en Rechazar documentos, aparecerá un cuadro de diálogo mostrando el número de documentos que serán rechazados y solicitando un motivo para el rechazo. Introduzca el motivo y haga clic en Rechazar documentos.

Esta acción cambiará el estado de los documentos seleccionados a Rechazado.

Reimprimiendo un Documento:

Después de hacer clic en Reimprimir documentos, aparecerá un cuadro de diálogo mostrando el número de documentos que serán reimpresos. Para confirmar la reimpresión, haga clic en Reimprimir documentos.

Esta acción eliminará los documentos del lote actual:

Y creará un nuevo lote con los documentos seleccionados. El estado del nuevo lote será Generado, y el estado de los documentos se restablecerá a Imprimir.

Si existe un lote disponible - es decir, si hay un lote con el mismo diseño y puesto que aún no está lleno - los documentos se agregarán a ese lote en lugar de crear uno nuevo.

Check Print

La pestaña Check Print muestra una lista de documentos escaneados y sus estados actuales.

Antes de iniciar este proceso, el usuario debe escanear los documentos y colocarlos en la carpeta configurada en el menú Configuraciones para el diseño del documento. La colocación de archivos en esa carpeta puede ser automática, variando según el entorno.

Después de ser impresos y escaneados, los documentos son procesados automáticamente por GBS Print y mostrados en esta lista. El proceso de verificación cumple dos propósitos principales: verificar que el documento fue impreso y escaneado correctamente y vincular el número del documento al código tipográfico de la página. El código tipográfico es un código alfanumérico único que está presente en todas las páginas en blanco de documentos (planillas) y se usa para garantizar la autenticidad del documento.

Para instrucciones prácticas sobre cómo manipular y escanear los documentos impresos, consulte el Apéndice Procedimiento para el escaneo de documento y Check Print.

Hay siete posibles estados para un documento en la pestaña Check Print:

Estado	Color	Descripción
OK	Verde	Documento fue verificado y vinculado al tipográfico con éxito.
Cancelado	Gris	Documento fue cancelado por el usuario.
Documento no leído	Rojo	El número del documento no pudo ser leído automáticamente a partir del código QR del documento escaneado.
Documento no existe	Rojo	El número del documento leído desde el código QR del documento escaneado no existe en los registros de GBS Print.
Tipográfico no leído	Rojo	El documento fue leído con éxito, pero el código tipográfico no pudo ser leído automáticamente a partir del código de barras del documento escaneado.
Fallo en la actualización	Rojo	Hubo un problema al actualizar la información del documento en el GBDS.
Fallo	Rojo	Hubo un error interno durante el procesamiento.

El estado de un documento en la pestaña Check Print evoluciona a medida que se procesa siguiendo el flujo de trabajo de Print. Para más detalles, consulte la Pestaña Check Print en la sección Flujos de Trabajo.

Como en las otras pestañas, hay opciones de filtros para ayudar al usuario a encontrar documentos específicos. Es posible filtrar por rango de fechas, número de documento, tipográfico y estado. Para aplicar un filtro, seleccione los filtros deseados y haga clic en Filtrar. A continuación, solo se mostrarán los documentos que cumplan con los criterios seleccionados.

Para eliminar un filtro, haga clic en el botón X al lado del filtro aplicado, o haga clic en el botón amarillo Limpiar filtros para eliminar todos los filtros a la vez.

Si un documento pasa con éxito por todas las etapas de verificación automática, su estado será OK, y no será necesaria ninguna intervención del usuario; sin embargo, se recomienda que el usuario haga una rápida inspección visual para garantizar que toda la información fue capturada correctamente.

Al hacer clic en la fila del documento, los detalles del documento se mostrarán, incluida la imagen del documento escaneado y los campos que fueron leídos. En este caso, el documento y el tipográfico se vinculan automáticamente. El botón Vincular en la esquina inferior derecha de la pantalla permanece desactivado hasta que alguna información en los campos del documento o tipográfico sea modificada.

Vincular manualmente un Documento y un Tipográfico

En caso de que el documento no pase la verificación automática, el usuario debe verificar y vincular manualmente el documento al tipográfico. Para ello, abra los detalles del documento haciendo clic en la fila del documento. A continuación, según el error, el usuario puede necesitar introducir manualmente el número del documento, el tipográfico o ambos. Después de introducir la información necesaria, el botón Vincular en la esquina inferior derecha de la pantalla se habilitará y se volverá azul. Haga clic en él para vincular el documento y el tipográfico y finalizar el proceso de verificación manual.

Si la vinculación tiene éxito, el estado del documento cambiará a OK.

Cancelando un Documento

Después de que un documento sea vinculado a un tipográfico, si es necesario, es posible cancelar el documento en cualquier momento, incluso después de su envío. Para hacerlo, haga clic en la fila del documento para abrir los detalles del documento. A continuación, haga clic en el botón Cancelar documento en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aparecerá un cuadro de diálogo pidiendo confirmación. Haga clic en Cancelar documento para confirmar la acción.

Malotes

La pestaña Malotes muestra la lista de maletas que fueron creadas y sus respectivos estados. Una maleta es un grupo de lotes con documentos que fueron verificados o rechazados.

Solo hay dos posibles estados para una maleta:

Estado	Color	Descripción
Generado	Verde	Estado inicial. La maleta fue creada y está esperando envío.
Cerrado	Transparente	Estado final.

El estado de una maleta evoluciona a medida que se procesa siguiendo el flujo de trabajo de Print. Para más detalles, consulte la Pestaña Malotes en la sección Flujos de Trabajo.

Como en las otras pestañas, hay opciones de filtros para ayudar al usuario a encontrar maletas específicas. Es posible filtrar por rango de fechas, protocolo, documento, puesto, diseño y estado. Para aplicar un filtro, seleccione los filtros deseados y haga clic en Filtrar. A continuación, solo se mostrarán las maletas que cumplan con los criterios seleccionados.

Para eliminar un filtro, haga clic en el botón X al lado del filtro aplicado, o haga clic en el botón amarillo Limpiar filtros para eliminar todos los filtros a la vez.

Creando una Maleta

Para crear una maleta, haga clic en el botón Crear maleta, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla. A continuación, en el cuadro de diálogo, abra el menú desplegable y seleccione un puesto de la lista. También es posible encontrar un puesto escribiendo su nombre en el campo de búsqueda, después de abrir el menú desplegable.

A continuación, usando las casillas de verificación en el lado izquierdo de las filas de los lotes, seleccione los lotes que formarán parte de la maleta. Solo pueden agregarse a una maleta los lotes con estado Check OK Pueden ser añadidos a una maleta. Por último, haga clic en el botón Crear maleta.

La nueva maleta se añadirá a la lista, con el estado Generado. Al hacer clic en la fila de la maleta, se abrirá la pantalla de Detalles de la maleta Esta pantalla muestra los lotes que forman parte de la maleta, incluido el estado de cada lote.

Eliminando un Lote de una Maleta

En la pantalla de Detalles de la maleta, es posible eliminar un lote de una maleta. Para hacerlo, seleccione un lote usando la casilla de verificación en el lado izquierdo de la fila del lote. A continuación, haga clic en el botón Eliminar lotes.

Aparecerá un cuadro de diálogo pidiendo confirmación. Haga clic en Eliminar para confirmar la acción.

Si el lote se elimina con éxito, se mostrará un mensaje de éxito en la esquina superior derecha de la pantalla.

Enviando una Maleta

Para enviar una maleta, en la pantalla de Detalles de la maleta, haga clic en el botón Enviar maleta. Aparecerá un cuadro de diálogo pidiendo confirmación. Haga clic en Enviar maleta para confirmar la acción.

Si la maleta se envía con éxito, se mostrará un mensaje de éxito en la esquina superior derecha de la pantalla. Además, aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si el usuario desea exportar el informe de la maleta. Haga clic en Exportar informe para descargar el informe de la maleta en PDF.

Impresoras

En la pestaña Impresoraspuede configurar las impresoras que se usarán para imprimir los documentos.

La lista muestra las impresoras instaladas y sus respectivas configuraciones, incluido nombre, IP, diseño del documento, puesto y estado.

La impresora debe estar instalada en el equipo antes de configurarla en GBS Print. Para más información, consulte la sección Sistemas de Impresión en el Manual de Configuración de GBS Print.

Para añadir una nueva impresora, haga clic en el botón Configurar impresora, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla. Aparecerá un cuadro de diálogo con los campos a completar con la información de la impresora. Seleccione un puesto y una impresora en el menú desplegable, introduzca la dirección IP de la impresora y seleccione el diseño de documento que será impreso por esta impresora. Después de completar los campos, haga clic en Confirmar.

Para eliminar una impresora, haga clic en el icono de basura en la columna Eliminar de la fila de la impresora. Aparecerá un cuadro de diálogo pidiendo confirmación. Haga clic en Eliminar impresora para confirmar la acción.

Informes

La pestaña Informes muestra la cantidad de documentos que fueron procesados. Muestra el número de documentos recibidos para impresión, enviados a la impresora, impresos, verificados, rechazados y enviados en maleta.

Como en las otras pestañas, hay opciones de filtros para ayudar al usuario a encontrar maletas específicas. Es posible filtrar por rango de fechas, protocolo, documento, puesto, diseño y estado. Para aplicar un filtro, seleccione los filtros deseados y haga clic en Filtrar. A continuación, solo se mostrarán las maletas que cumplan con los criterios seleccionados.

Para eliminar un filtro, haga clic en el botón X al lado del filtro aplicado, o haga clic en el botón amarillo Limpiar filtros para eliminar todos los filtros a la vez.

Menú

En la esquina superior derecha, puede colocar el cursor sobre el nombre de usuario para acceder al menú:

Las opciones disponibles son:

• Configuraciones;

• Manual;

• Cambiar contraseña;

• Configurar impresora;

• Salir.

Algunas opciones pueden no estar disponibles dependiendo de la configuración del entorno.

Configuraciones

Esta sección permite al usuario cambiar algunos aspectos de la interfaz:

• Tema: Claro o Oscuro;

• Idioma: Portugués, Inglés o Español;

• Formato de fecha: dd/mm/aaaa, mm/dd/aaaa o aaaa/mm/dd;

• Formato de hora: 12 horas (AM/PM) o 24 horas.

• Carpetas para la verificación de impresión: rutas de las carpetas para cada diseño de documento.

Flujos de Trabajo

Esta sección explica el flujo de trabajo para imprimir un documento usando GBS Print. Detalla cómo cambian los estados de los documentos, lotes y maletas a medida que se procesan.

Conceptos Básicos

La unidad más básica en GBS Print es el documento. Un documento es una entidad que contiene la información a imprimir en el documento de identidad. Los documentos se agrupan en lotes, que luego se imprimen, escanean y verifican. Los lotes verificados se agrupan en maletas y se envían a los puestos para distribución. El diagrama siguiente muestra estos conceptos y sus relaciones en GBS Print.

Visión general

El flujo de trabajo está dividido en tres etapas principales: Lotes, Check Print y Malotes, con varias sub-etapas que pueden cambiar el estado de un documento. Cada etapa corresponde a una pestaña en la interfaz de usuario, donde se realizan todas las acciones relacionadas con esa etapa.

En los diagramas de las secciones siguientes, los estados y transiciones entre ellos se agrupan por las pestañas donde ocurren; cada pestaña será indicada por un color diferente: violeta a Lotes, azul a Check Print y verde a Malotes.

En cada diagrama, el estado inicial está representado por un círculo negro, y el estado final está representado por un círculo negro con borde doble, como se muestra en la imagen siguiente:

Los rectángulos redondeados representan los estados de las entidades; tienen el mismo color que el estado en la interfaz de usuario. Las flechas representan las transiciones entre los estados, y las leyendas en las flechas indican las acciones que desencadenan las transiciones.

Los diagramas en las secciones siguientes muestran todos los estados posibles para cada entidad y las transiciones entre ellos.

1

Pestaña Lotes

Estados de Lotes:

Hay ocho posibles estados para un lote:

• Generado (verde)

• Listo para imprimir (azul)

• Imprimiendo (amarillo)

• Impreso (verde)

• Verificando (gris)

• Verificación OK (verde)

• En maleta (gris)

• Listo (verde)

El estado de un lote se ve afectado por acciones del usuario en las pestañas Lotes, Check Print y MalotesTambién se ve afectado por acciones automáticas.

Generado

Generado es siempre el estado inicial de cualquier lote en GBS Print. El lote fue creado y los documentos están esperando a ser impresos. Un lote en este estado puede recibir nuevos documentos hasta que esté lleno (el tamaño del lote es configurable). Si se recibe un nuevo documento y existe un lote disponible con el mismo diseño y puesto, el documento se añadirá a ese lote. De lo contrario, se creará un nuevo lote.

El lote permanece en este estado hasta que el usuario envíe el comando de impresión haciendo clic en Imprimir lote. Después de eso, el estado del lote cambiará a Ready to print y los estados de los documentos en el lote cambiarán a Imprimiendo.

Listo para imprimir

Después de hacer clic en Imprimir lote, el estado del lote cambia a Listo para imprimirEsto significa que el comando de impresión fue registrado y los documentos están listos para ser impresos. GBS Print enviará automáticamente los documentos a la impresora configurada para el puesto al que el lote está asignado y actualizará el estado del lote a Imprimiendo.

Imprimiendo

Mientras los documentos se están imprimiendo, el estado del lote será ImprimiendoDespués de que todos los documentos hayan sido imprimidos, el estado cambiará automáticamente a Impreso.

Impreso

Este estado indica que todos los documentos en el lote fueron impresos. El usuario puede entonces verificar los documentos y, si es necesario, rechazarlos o reimprimirlos.

El lote permanecerá en este estado hasta que algún documento del lote sea rechazado (haciendo clic en Rechazar documentos - el estado del documento cambia a Rechazado) o verificado con éxito (haciendo clic en Vincular en la pestaña Check Print - el estado del documento cambia a Verificación OK).

Verificando

Este estado indica que los documentos en el lote están siendo verificados, es decir, que al menos uno de los documentos en el lote tiene estado Rechazado o Verificación OK.

El lote permanecerá en este estado hasta que todos los documentos en el lote tengan estado Rechazado (haciendo clic en Rechazar documentos) o Verificación OK (haciendo clic en Vincular en la pestaña Check Print).

Verificación OK

Este estado indica que todos los documentos en el lote fueron verificados. El usuario puede entonces colocar el lote en una maleta. Solo los lotes con estado Verificación OK pueden ser añadidos a una maleta.

El lote permanecerá en este estado hasta que el usuario cree una maleta y añada el lote a ella (haciendo clic en Crear maleta en la pestaña Malotes). Después de que el lote sea añadido a una maleta, su estado cambiará a En maleta.

En maleta

Este estado indica que el lote fue añadido a una maleta y está esperando a ser enviado al puesto designado.

El lote permanecerá en este estado hasta que el usuario envíe la maleta que contiene el lote (haciendo clic en Enviar maleta en la pestaña Malotes). Después de que la maleta sea enviada, el estado del lote cambiará a Listo.

Listo

Este estado indica que el lote fue enviado al puesto designado. Este es un estado final.

Estados de Documentos:

Hay ocho posibles estados para un documento en un lote:

• Imprimir (azul)

• Imprimiendo (amarillo)

• Impreso (verde)

• Fallo (rojo)

• Rechazado (naranja)

• Verificación OK (verde)

• Cancelado (gris)

• Listo (verde)

El estado de un documento se ve afectado por acciones del usuario en las pestañas Lotes, Check Print y MalotesTambién se ve afectado por acciones automáticas.

Imprimir

Imprimir es siempre el estado inicial de cualquier documento en un lote. El documento fue añadido al lote y está esperando a ser impreso. Si se recibe un nuevo documento y existe un lote disponible con el mismo diseño y puesto, el documento se añadirá a ese lote. De lo contrario, se creará un nuevo lote.

El documento permanecerá en este estado hasta que el usuario envíe a impresión el lote que contiene el documento (haciendo clic en Imprimir lote en la pestaña Lotes). Después de eso, el estado del documento cambiará a Imprimiendo.

Imprimiendo

Este estado indica que el documento se está imprimiendo. Después de que el documento sea impreso, su estado cambiará automáticamente a Impreso. Si la impresión falla, su estado cambiará a Fallo.

Impreso

Si el documento se imprime con éxito, su estado cambiará automáticamente a Impreso. En este punto, el usuario debe verificar el documento impreso y evaluar su calidad.

El documento permanecerá en este estado hasta que el usuario tome una de las siguientes acciones:

1. Marcar el documento para reimpresión seleccionándolo y haciendo clic en Reimprimir documentos. El documento será eliminado del lote actual y reiniciará el flujo de trabajo en otro lote (nuevo o existente con el mismo diseño y puesto). El estado del documento se restablecerá a Imprimir.

2. Rechazar documento seleccionándolo y haciendo clic en Rechazar documentos. El documento permanecerá en el lote actual, pero su estado cambiará a Rechazado.

3. Verificar documento con OKEste proceso se realiza escaneando el documento y verificando su estado en la pestaña Check PrintPuede cambiar automáticamente a Verificación OK si el documento y el tipográfico son leídos y vinculados con éxito (tendrá estado OK en la pestaña Check Print). Si el documento no se vincula automáticamente, el usuario debe vincularlo manualmente al código tipográfico (completando los campos necesarios y haciendo clic en Vincular en la pestaña Check Print). El estado del documento cambiará a Verificación OK.

Fallo

Si la impresión de un documento falla, su estado cambiará automáticamente a Fallo. Este es un estado final.

Rechazado

Este estado indica que hubo un problema con el documento después de la impresión y fue rechazado por el usuario.

El documento permanecerá en este estado hasta que el lote que lo contiene sea añadido a una maleta (haciendo clic en Crear maleta en la pestaña Malotes) y la maleta sea enviada (haciendo clic en Enviar maleta en la pestaña Malotes). Después de que la maleta sea enviada, el estado del documento cambiará a Listo.

Verificación OK

Este estado indica que el documento fue verificado con éxito en la pestaña Check Print.

El documento permanecerá en este estado hasta que el usuario tome una de las siguientes acciones:

1. Rechazar documento seleccionándolo y haciendo clic en Rechazar documentos. El documento permanecerá en el lote actual, pero su estado cambiará a Rechazado.

2. Cancelar documento (en la pestaña Check Print, haciendo clic en la fila del documento para abrir los detalles del documento y haciendo clic en Cancelar documento). El documento permanecerá en el lote actual, pero su estado cambiará a Cancelado.

3. Enviar la maletaEl lote que contiene el documento es añadido a una maleta (haciendo clic en Crear maleta en la pestaña Malotes) y la maleta es enviada (haciendo clic en Enviar maleta en la pestaña Malotes). Después de que la maleta sea enviada, el estado del documento cambiará a Listo.

Cancelado

Este estado indica que el documento fue cancelado por el usuario. Un documento puede ser cancelado en cualquier momento después de ser verificado (estado Verificación OK). En circunstancias especiales (como detección de fraude), un documento puede ser cancelado después de ser enviado a un puesto (estado Listo). Este es un estado final.

Listo

Este estado indica que el documento fue enviado al puesto designado.

En un flujo de trabajo normal, este suele ser un estado final, pero en circunstancias especiales (como detección de fraude), puede cambiar a Cancelado (haciendo clic en Cancelar documento en la pestaña Check Print).

2

Pestaña Check Print

Hay siete posibles estados para un documento en la pestaña Check Print:

• OK (verde)

• Cancelado (gris)

• Documento no leído (rojo)

• Documento no existe (rojo)

• Tipográfico no leído (rojo)

• Fallo en la actualización (rojo)

• Fallo (rojo)

El estado de un documento en la pestaña Check Print se ve afectado únicamente por acciones del usuario en la pestaña Check Print.

OK

Este es uno de los posibles estados iniciales de un documento en la pestaña Check Print.

OK es también un posible estado final, e indica que el documento fue verificado automáticamente y vinculado al tipográfico con éxito. No se requiere acción adicional, pero se recomienda una revisión manual.

El único escenario en el que el estado de un documento en la pestaña Check Print cambiará de OK es en una circunstancia excepcional (como detección de fraude). En ese caso, el usuario lo cancela manualmente, haciendo clic en la fila del documento para abrir los detalles del documento y haciendo clic en Cancelar documento. A continuación, el estado cambiará a Cancelado.

Cancelado

Este estado indica que el documento fue cancelado por el usuario. Un documento puede ser cancelado en cualquier momento después de ser verificado (estado OK). Este es un estado final.

Documento no leído

Este es uno de los posibles estados iniciales de un documento en la pestaña Check Print. Indica que el número del documento no pudo ser leído automáticamente desde el código QR del documento escaneado.

El usuario debe introducir manualmente el número del documento y el código tipográfico y vincularlos haciendo clic en Vincular. Tras el vínculo exitoso, el estado cambiará a OK.

Documento no existe

Este es uno de los posibles estados iniciales de un documento en la pestaña Check Print. Indica que el número del documento leído desde el código QR del documento escaneado no existe en los registros de GBS Print. Esto puede ocurrir si la lectura automática del documento falla al obtener la información correcta.

El usuario debe introducir manualmente el número del documento y el código tipográfico y vincularlos haciendo clic en Vincular. Tras el vínculo exitoso, el estado cambiará a OK.

Tipográfico no leído

Este es uno de los posibles estados iniciales de un documento en la pestaña Check Print. Indica que el documento fue leído con éxito, pero el código tipográfico no pudo ser leído automáticamente desde el código de barras del documento escaneado.

El usuario debe introducir manualmente el código tipográfico y vincularlo al documento haciendo clic en Vincular. Tras el vínculo exitoso, el estado cambiará a OK.

Fallo en la actualización

Este es uno de los posibles estados iniciales de un documento en la pestaña Check Print. Este estado indica que hubo un problema al actualizar la información del documento en el GBDS. Esto puede ocurrir si el servidor está inactivo o si hay un problema de red.

El usuario debe introducir manualmente el número del documento y el código tipográfico y vincularlos haciendo clic en Vincular. Tras el vínculo exitoso, el estado cambiará a OK.

Fallo

Este es uno de los posibles estados iniciales de un documento en la pestaña Check Print. Indica que hubo un error interno durante el procesamiento.

El usuario debe introducir manualmente el número del documento y el código tipográfico y vincularlos haciendo clic en Vincular. Tras el vínculo exitoso, el estado cambiará a OK.

3

Pestaña Malotes

Solo hay dos posibles estados para una maleta:

• Generado (verde)

• Cerrado (transparent)

El estado de una maleta se ve afectado únicamente por acciones del usuario en la pestaña Malotes.

Generado

Generado es el estado inicial de una maleta. Después de seleccionar los lotes a añadir a la maleta y hacer clic en Crear maleta, el estado de la maleta será Generado. Solo los lotes con estado Verificación OK pueden ser añadidos a una maleta. Esta acción también cambiará el estado de los lotes seleccionados a En maleta.

La maleta permanecerá en este estado hasta que el usuario haga clic en Enviar maleta. Después de hacer clic en Enviar maleta, el estado de la maleta cambiará a Cerrado. Esta acción también cambiará el estado de los lotes a Listo, y los documentos en ellos a Listo.

Cerrado

Cerrado es el estado final de una maleta.

Apéndices

Procedimiento para el escaneo de documento y Check Print

1. Separar documentos de la hoja.

2. Colocar los documentos (máximo 50) en el escáner para el escaneo. Los documentos deben colocarse con el anverso hacia adelante y no deben colocarse al revés.

3. Escanear con la configuración: color, 600 DPI, formato PNG, escaneo anverso y reverso.

4. La nomenclatura de los archivos debe seguir el patrón: 00000001.png, 00000002.png y así sucesivamente (8 dígitos, numeración incremental).

5. Los archivos deben añadirse a la carpeta que Check Print leerá (configurada en Configuraciones).

6. El número de archivos debe ser par. De lo contrario, se generará un error.

7. Al ser procesado con éxito, el archivo se mueve a la carpeta SUCCESS, dentro de la carpeta raíz.

8. Al ser procesado con error, el archivo se mueve a la carpeta ERROR, dentro de la carpeta raíz.